Déduction des frais professionnels en Allemagne : mode d'emploi

Lorsque vous faites votre déclaration d’impôt en Allemagne, il existe une déduction forfaitaire pour frais professionnels qui est de 1 200 € par an, mais vous pouvez en tant qu’expatrié, exerçant une activité salariée en Allemagne, faire valoir des frais professionnels supérieurs. Ces derniers ne sont déductibles que s’ils ne sont, ni pris en charge, ni remboursés par l’employeur et qu’ils correspondent à des revenus imposables en Allemagne. Voici les frais professionnels les plus courants (liste non-exhaustive) et comment les déduire.

En Allemagne, vous pouvez déduire les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail habituel (Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte) à hauteur de 0,30 € par kilomètre et par jour de travail = Entfernungspauschale pour les 20 premiers kilomètres. À partir du 21ème kilomètre, vous serez remboursé à hauteur de 0,38 € par kilomètre.

La distance prise en compte est la distance la plus courte entre votre domicile et votre lieu de travail, et ce arrondie au kilomètre vers le bas. À la différence de la France, vous ne pouvez faire valoir qu’un aller (et non un aller-retour) par jour de travail.

Exemple : Un salarié dont la distance entre domicile et lieu de travail est de 21 km, peut déduire (20 x 0,30 € x 230 jours de travail) + (1 x 0,38 € x 230 jours de travail)

Cette formule (0,30 € ou 0,38 € x km x jours de travail) est valable quel que soit le moyen de transport utilisé : voiture propre, transport en commun, à pied, à vélo… Cette déduction forfaitaire est limitée à 4 500 € par an. Si vos frais de déplacement restent en dessous de ce montant, vous n’avez pas besoin de fournir de justificatifs.

Dans certains cas (notamment domicile très éloigné du lieu de travail), les frais réels engagés peuvent être déduits lorsqu’ils dépassent la limite de 4.500 €. Dans ce cas, il est recommandé au salarié de conserver tous les justificatifs.

Si, pour des raisons professionnelles, vous entretenez deux domiciles distincts,
vous pouvez déduire les dépenses supplémentaires en résultant dans les
conditions et les *limites suivantes (double-résidence / Doppelte Haushaltsführung) :

Conditions de déductibilité des frais de double-résidence

Vous pouvez bénéficier de la déduction des frais de double-résidence, si les trois
conditions suivantes sont remplies :

1. Avoir un domicile en dehors de son lieu de travail. Pour un couple marié, il s’agit du domicile familial.

2. Avoir un second domicile au lieu de son travail : un appartement dont vous êtes propriétaire, un appartement en location, une chambre d’hôtel ou même une chambre d’hôtes.

3. La double-résidence doit être motivée par des raisons professionnelles : les raisons professionnelles sont avérées, si vous utilisez le second domicile pour vous rendre sur votre lieu de travail. Une déduction des frais de double-résidence peut même être admise, si vous déménagez avec votre famille et vous éloignez pour des raisons privées de votre lieu de travail, mais que vous gardez votre ancien domicile pour vous y rendre.

Frais déductibles de double-résidence

Une fois la double-résidence prouvée, voici les frais que vous pouvez déduire :

• frais de déplacement
• frais de nourriture : pendant les 3 premiers mois selon forfait
• frais de logement pour le second domicile : loyer, charges, parking, frais d’équipement
• frais de déménagement : montant réel avec justificatifs

Attention : Les travailleurs frontaliers ont un régime fiscal réglé par la convention fiscale conclue entre la France et l’Allemagne.

Les voyages d’affaires sont les voyages entrepris par le salarié qui, pour des raisons professionnelles, doit se rendre à un endroit autre que son lieu de travail habituel.

Si votre employeur ne prend pas en charge les frais occasionnés par le voyage professionnel, vous pourrez sous certaines conditions déduire les frais de déplacement, de nourriture, d’hébergement et les frais annexes (Reisekosten).

Les frais de déplacement

Les frais de déplacement (train, avion, voiture) sont déductibles à hauteur de leur montant réel sur justificatif (billets d’avion, de train…).

Les frais de nourriture

Pour les frais de nourriture, il existe des montants forfaitaires en fonction de la durée d’absence. La déduction des frais de nourriture est limitée aux trois premiers mois
consécutifs passés au même endroit.

Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement (frais d’hôtel) sont déductibles à hauteur de leur montant réel sur justificatif.

Les frais annexes

Les frais annexes (frais de consigne, frais de parking, pourboires versés au personnel de l’hôtel, frais de télécommunication professionnelle/ avec la famille, si le voyage dure plus d’une semaine) sont déductibles pour leur montant réel sur justificatif.

Attention : Vous avez une obligation de documentation. C’est-à-dire qu’il vous revient de documenter le caractère professionnel du voyage, la durée et la distance du trajet. Pour ce faire, vous pouvez tenir un carnet de route (Fahrtenbuch), et surtout n’oubliez jamais de bien conserver les justificatifs.

Vous travaillez non seulement sur votre lieu de travail, c’est-à-dire en dehors de votre domicile, mais vous vous chargez d’une partie de vos missions depuis chez vous et avez à cet effet aménagé une pièce qui est destinée à votre activité professionnelle ?

La déductibilité fiscale du bureau à domicile est désormais simplifiée. Le "bureau" ne doit plus être prévu spécifiquement pour cet usage et être utilisé en conséquence. Si les salariés travaillent à domicile, ils peuvent réclamer jusqu'à 1 260 euros par année civile au titre des dépenses liées à l'exercice de leur travail.

Si votre bureau est utilisé plus de la moitié de l'année, il peut être entièrement déduit de l'impôt sur le revenu. En fonction du nombre de mètres carrés, les frais peuvent être déduits pour votre pièce, en particulier, loyer, électricité, eau, chauffage et d'autres frais supplémentaires.

Conditions de déductibilité

Le forfait bureau à domicile (Home-Office-Pauschale) existe depuis 2023 en Allemagne. Il est également déductible si vous travaillez dans le salon ou sur votre table de cuisine, par exemple. Même si votre bureau ou la pièce n'est pas fermée par une porte, vous pouvez réclamer six euros par jour de bureau à domicile. Désormais, le montant est plafonné à 1260 euros. On peut faire valoir jusqu'à 210 jours de télétravail.

Matériel et équipement supplémentaires déductible dans le cadre du télétravail

Le coût de votre ordinateur est également déductible s'il n'est pas fourni par votre entreprise. Attention pour l'année 2020 : en raison de la TVA qui avait été réduite, de nouveaux forfaits ont été fixés cette année. Pour un ordinateur acheté depuis le 01.01.2021, il est de 1190 euros bruts. Si votre ordinateur dépasse ces montants, les coûts doivent être étalés sur plusieurs années.

Pour les frais de téléphone et d'internet, les employés peuvent également déduire un forfait de 20 %, jusqu'à un maximum de 20 euros par mois. Vous pouvez également déduire votre nouvelle chaise de bureau, une nouvelle table, ou tout autre équipement technique ou fournitures de bureau telles que des cartouches d'imprimante, si vous les payez vous-même et qu'elles sont liées à l'exercice de votre emploi.

Sachez que dans ce cas, vous pouvez sous certaines conditions et dans certaines limites, déduire les frais afférents à ce bureau (bureau Home-Office / Arbeitszimmer).

Bon à savoir : Pour ce qui est de votre ordinateur, bureau, chaise de bureau, papier, imprimante, etc. on les comptera parmi les frais de matériel professionnel (Arbeitsmittel).

En principe, tous les frais engagés pour votre activité professionnelle en Allemagne peuvent être déduits de vos impôts, sauf bien sûr, s’ils sont exclus par la loi.

Voici quelques exemples de frais déductibles :

• Les frais de formation continue : inscription, déplacement.

• Les frais engagés pour payer les honoraires d’un conseiller fiscal (Steuerberater) ou d’un avocat spécialisé en droit fiscal (Fachanwalt für Steuerrecht).

• Les frais de matériel professionnel (Arbeitsmittel) nécessaire à l’exercice de votre activité professionnelle. (Par ex. : table et chaise de bureau, logiciel informatique, ordinateur, livres, revues professionnelles, etc.).

• Les frais de déménagement engagés en vue de la prise de poste en Allemagne (recherche d’appartement, transport des biens, voyage).

• Les frais de cotisation à des associations professionnelles (Berufsverbände).

• Les frais d’assurance professionnelle (Berufshaftpflichtversicherung) ou d’assurance de protection juridique pour le droit du travail (Rechtsschutzversicherung für Arbeitsrecht).

• Les frais de télécommunication (téléphone, Internet).

• Les frais bancaires : déduction forfaitaire de 16 euros par an.

En savoir plus sur la déclaration d’impôt en Allemagne :

• L’impôt sur le salaire en Allemagne
• Le système d’imposition en Allemagne
• Le remboursement des frais de déplacement en Allemagne

Pour plus d'informations à ce sujet, n'hésitez pas à poser toute question à notre expert.

Thomas Desray
Conseiller financier en Allemagne
Französischer Vermögensberater in Deutschland
Tel : +49 (0)174 696 11 69
e-mail : [email protected]