Adjoint(e) au secrétaire général (H/F/D), Berlin

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

Missions

Sous l’autorité de la directrice déléguée et de la secrétaire générale de l’antenne de Berlin, l’adjoint(e) à la secrétaire générale remplit principalement les missions suivantes :

• Participation au pilotage des activités budgétaires et comptables 

  • Transmission des pièces budgétaires au secrétariat général fédéral (nommage, scan, imputation budgétaire…)
  • Suivi des dépenses et des recettes (commandes, facturations, relances…) 
  • Suivi contractuel des fournisseurs et des clients (conventions, contrats, locations, commandes)
  • Rend compte au secrétaire général de l’antenne des éventuelles difficultés identifiées et propose des solutions 
  • Participation à l’élaboration et au suivi du budget 
  • transmission au secrétaire général des données permettant de compléter les tableaux de suivi des indicateurs de gestion 

• Participation à la gestion du bâtiment

• Participation à la logistique événementielle de l’antenne de Berlin, en lien avec les différents secteurs d’activités.

• Gestion administrative et logistique des locations de salles (devis, conventions, facturations…)

• Participation à la gestion du bâtiment, de son entretien, de ses travaux, et de sa mise en valeur.

• Participation à l’animation de l’équipe technique de l’antenne, préparation des plannings d’intervention

Profil

• Connaissance en gestion et comptabilité
• Connaissance des deux langues française et allemand (B2)
• Excellente maitrise des outils bureautiques
• Sens de l’organisation et de l'anticipation
• Sens des responsabilités
• Esprit d’équipe et de coordination
• Autonomie et rigueur
• Qualités relationnelles
• Disponibilité (mobilisation possible en soirée et le week-end)