Assistent der Direktion / Kulturassistent (m/w), Mainz

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

In einem Team von 14 Personen hat der/die Assistent/in der Direktion / Kulturassistent/in die Aufgabe, den Leiter des Instituts in folgenden beiden Tätigkeitsbereichen zu unterstützen:

• Direktionssekretariat
• Kulturprogramm

AUFGABEN

Zweisprachiges Sekretariat:

• Sekretariat der Direktion
• Kontakt zu wichtigen administrativen Partnern in der Gebäudeverwaltung (Universität Mainz)
• Praktikantenbetreuung (Bewerbungen, Verträge, Aufgabenzuweisung, Zeugnisse)
• Budgetplanung und -betreuung für die Kulturabteilung
• Erstellung, Prüfung und Archivierung von Vertragsdokumenten (Kulturveranstaltungen, Überlassung von Räumlichkeiten)
• Verwaltung/Pflege der Kontaktlisten und Adressverteiler des Instituts

Kulturveranstaltungen:

• Organisation und Betreuung von kulturellen Veranstaltungen (von der Planung bis zur Umsetzung, inkl. Künstlerbetreuung)
• allgemeine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (Newsletter, Website, soziale Netzwerke, Presseschau, Verteilung von Werbematerial)
• Mitarbeit bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien (Plakate, Flyer, Broschüren, Einladungskartons) und Kontakt zu kooperierenden Einrichtungen
• Fundraising
• Übersetzungsarbeiten (Deutsch > Französisch/Französisch > Deutsch)

ANFORDERUNGSPROFIL

• Selbstständigkeit
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Koordinationsgeschick
• Exzellente Kenntnisse der beiden Sprachen, im Idealfall zweisprachig mit Deutsch als Muttersprache
• Wünschenswert: gute Kenntnisse der Region und der lokalen kulturellen Partner
• Herausragende Kenntnisse von MS-Office sowie im Idealfall von Adobe Photoshop und Content-Management-Systemen
• Einschlägige Arbeitserfahrung im Veranstaltungsbereich und/oder Sekretariat sowie ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Master) in den Geisteswissenschaften oder im Kulturmanagement wären von Vorteil.
• Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten (Kulturveranstaltungen des Instituts am Abend, selten am Wochenende)

RAHMENBEDINGUNGEN

• Die Stelle ist ab 15.01.2015 zu besetzen
• Arbeitsvertrag zunächst befristet (1 Jahr), mit Aussicht auf Verlängerung
• Arbeitszeit: 38,5 Stunden/Woche
• Arbeitsort: Institut français Mainz (Schillerstrasse 11, 55116 Mainz)
• Vergütung : 2141,- € brutto monatlich