Administrative Assistant (m/ w/d), Russelsheim

Valeo est un groupe industriel dédié à la conception, à la fabrication et à la vente de composants, de systèmes intégrés & de modules pour l'industrie automobile et poids lourds. Présent dans 27 pays, avec 109 sites de production, 58 centres de R&D et 10 plates-formes de distribution, Valeo et ses 60900 collaborateurs sont au service de l'ensemble des constructeurs automobiles et véhicules industriels, qu'ils soient européens, américains ou asiatiques. Le Groupe Valeo est organisé en 4 Pôles : *Systèmes de Confort et de Détection, *Systèmes de Propulsion, * Systèmes thermiques et *Systèmes de visibilité. Le Pôle Systèmes de Propulsion développe des solutions innovantes pour réduire la consommation de carburant et les émissions de CO2, tout en maintenant une conduite dynamique et comprend le Groupe de Produits Systèmes Électriques dans lequel le VIE sera affecté

Aufgaben

• Infrastruktur & Technische Instandhaltung
• Prüfwesen & Sicherheit: Durchführung regelmäßiger Gesamtkontrollen der Infrastruktur sowie Koordination von Prüfmaßnahmen durch externe Dienstleister (z. B. DEKRA-Begehungen, Feuerwehr-Einlass für Kontrollen).
• Maßnahmenmanagement: Bestimmung und Umsetzung notwendiger Maßnahmen nach Gefahrenbegehungen (z. B. durch die DEKRA).
• Dokumentation: Erstellung, Aktualisierung und Kommunikation von Dokumentationen und Betriebsanweisungen
• Dienstleistersteuerung & Partnermanagement
• Schnittstellenfunktion und Besuchsmanagement: Zentrale Ansprechpartnerin für Vermieter sowie externe Servicedienste (IT, Telekommunikation, Zulieferer, Reinigungsdienste).
• Steuerung externer Partner: Management externer Dienstleister im Rahmen definierter Vorgaben (Wartungsverträge, Abrufaufträge usw.) bei der Ausführung von Instandhaltungsarbeiten.
• Büroorganisation & Administration
• Bestellwesen & Inventar: Überprüfung der Bürobestände, eigenständige Nachbestellung sowie allgemeines Ablageund Bestellwesen.
• Finanzadministration: Unterstützung im Rechnungswesen und der Vertragsadministration.
• Post & Logistik: Bearbeitung der Einund Ausgangspost sowie Paketannahme.
• Allgemeine Assistenz: Unterstützung im Tagesgeschäft und allgemeine administrative Aufgaben.
• Personal, Kommunikation & Events
• On& Offboarding: Organisatorische Begleitung beim Einund Austritt von Mitarbeitern.
• Interne Kommunikation: Teilnahme an Jour Fixes und Redaktionsmeetings; Erstellung von Content für den Smart Hub sowie Beiträge für den HR-Network-Newsletter.