Team Assistenz Vertrieb (m/w/d), Frankfurt

Nos équipes comptent 121 300 employés de 120 nationalités différentes, répartis dans 170 pays. À l’image du monde, elles reflètent la diversité. Une diversité des talents, des compétences, des origines, des personnalités et des âges qui nous permet de bénéficier d’autant d’approches et d’idées différentes.

Missions

Assistanat auprès de l’équipe :

• Traite toutes les demandes de l’équipe dans les délais et en fonction des priorités ou réoriente si besoin (ex : support déplacements et notes de frais, dépannages divers, accès sur site ou secteur badgé…).
• Gère l’administration du Personnel : procède aux encodages / opérations spécifiques dans les délais (absentéisme hors congés, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil nouvel arrivant, départ…).
• Gère les accès informatiques à l’arrivée et au départ du Personnel : commandes de matériels, disques partagés, accès aux salles…
• Organise les réunions récurrentes du service (planification et logistique) et des réunions sur demande des membres de l’équipe (optionnel) : respecte les délais d’organisation, la durée demandée, réserve les salles, envoie les invitations aux participants, transmet l’ordre du jour et le lieu.
• Rédige les comptes rendus des réunions. (optionnel)
• Organise la logistique des déplacements du Manager via les outils à disposition. (optionnel)
• Applique et fait connaître les règles d’archivages des documents (confidentialité et conservation).
• Archive les documents légaux et règlementaires.

Gestion des achats de l’entité :

• Gère les commandes et demandes d’achats de son entité en utilisant les outils à disposition en fonction des besoins du service et des demandes ponctuelles.
• Réceptionne les demandes d’achats et transmet les factures sans commande au prestataire externe.
• Applique les règles des achats et sensibilise l’équipe.
• Valide les factures sans commande. (optionnel)
• Suit le budget des achats externes : fournitures, prestataires…. (optionnel)

Relais de l’information :

• Assure le relais de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’entité : diffuse les informations dans les délais par le biais du Manager et/ou par mail avec les listes de diffusion adéquates et/ou assure la mise à jour du panneau d’affichage lorsque nécessaire.
• Diffuse les notes de l’entité et les notes du Groupe.
• Rédige les notes de l’entité. (optionnel)
• Met à jour les différentes listes (diffusion, organigramme…).

Accueil et Image du service :

• Accueille chaque visiteur ou interlocuteur téléphonique (hors entité ou externe), oriente et donne une réponse adaptée à son besoin.